Gäbe es eine Hitliste der unbeliebtesten Ressorts in deutschen Unternehmen, stünden Zölle mit Sicherheit weit oben. Deutlich weniger präsent als Steuern, aber nicht weniger kompliziert und mit ebenso vielen Fallstricken verbunden: Fast verständlich, dass Führungskräfte das Thema gerne an Mitarbeiter oder gleich an die Spediteure delegieren. Ein Fehler, der nicht nur mit Blick auf die jüngsten Strafzölle im Handel mit den USA teuer werden kann.

Mit dem Brexit ändert sich langsam das Bewusstsein für Zölle und die Sensibilität dafür, dass es sich um mehr handeln könnte als eine einmalige Abgabe an der Landesgrenze. Zoll ist vielmehr eine komplexe Prozesskette, die von A wie Angebot bis Z wie Zollstrafe reicht. Dazwischen liegen jede Menge Vorschriften, Zuständigkeiten und Regelungen. Dabei haften Geschäftsführer und Vorstände für mögliche Verstöße und Fehler – und Zollverstöße sind keine Kavaliersdelikte. Ein strukturiertes Zollmanagement sollte daher schon aus Eigeninteresse vorangetrieben werden. Hier geht es in erster Linie darum, die erforderlichen Kompetenzen durch Hinzuziehen externer Spezialisten oder durch Qualifizierungsmaßnahmen der eigenen Mitarbeiter aufzubauen.

Dabei gilt die Faustregel: Wer täglich Warenim- oder exportiert, benötigt das Knowhow im eigenen Unternehmen. Im Idealfall beherrscht der Einkauf das komplette Themenfeld im Bereich der Importe, der Vertrieb im Export. Bei größeren Volumina lohnt sich der Aufbau einer eigenen Zollabteilung, die direkt der Geschäftsleitung unterstellt ist. Bei sporadischen Ein- und Ausfuhren ist die Abwicklung durch die Spedition eine sinnvolle Option. Aber auch dann muss in den eigenen Reihen zumindest ein Basiswissen aufgebaut werden. Denn unbemerkte fehlerhafte Deklarationen am Anfang des Prozesses können sich durch die gesamte Kette fortsetzen und immer wieder zu Problemen führen.

Wird beispielsweise eine Baugruppe für eine Maschine aus dem Ausland bezogen und bei der Einfuhr falsch verzollt, führt das möglicherweise zu einer zu niedrigen Kalkulation des Vertriebs. Wird die Maschine dann wieder ins Ausland verkauft, fallen unter Umständen höhere Zölle an, auf denen der Verkäufer in den allermeisten Fällen sitzen bleibt. Je nach Marge wird daraus schnell ein Verlustgeschäft. Für den Verkauf heißt das, er muss alle tatsächlich anfallenden Abgaben kennen, um einen realistischen Verkaufspreis berechnen zu können. Der Einkauf muss neben den Logistikkosten auch alle Zölle einkalkulieren, wenn er international beschafft, und auf dieser Basis gegebenenfalls hinterfragen, ob der Lieferant aus Fernost unterm Strich wirklich noch der wirtschaftlichste Anbieter ist.

Ein strukturiertes Zollmanagement basiert auf Informationen und einer klaren Rollen- und Aufgabenteilung innerhalb des Unternehmens und zwischen den externen Partnern. praemium startet seine Zollprojekte daher immer mit einer gründlichen Bestandsaufnahme: Wie laufen die Prozesse, werden Waren richtig verzollt und die Abgaben korrekt geleistet? Sind die richtigen Stellen mit der Abwicklung betraut oder fehlt es möglicherweise an Wissen und Zeit, sodass Zolldokumente unreflektiert über Copy & Paste ausgefüllt werden? Wo in der Blackbox Zoll versickern Gelder? Auf Grundlage der Antworten auf diese und andere Fragen kann ein Zollressort an der richtigen Stelle und mit der passenden Qualifikation aufgebaut werden, das sich dann auch nicht mehr hinter den Steuern zu verstecken braucht.