Bericht

Aktives Vertragsmanagement Modul 2: Fuhrparkmanagement - Sicher auf der Langstrecke

Fuhrparkmanager stehen vor komplexen Herausforderungen. Elektroantrieb, Hybrid, der gute alte Diesel oder eine gemischte Flotte? Kauf, Leasing oder Miete, wenn das Wunschmodell gerade nicht lieferbar ist? Es wird immer schwieriger, die technischen, steuerlichen, rechtlichen und nicht zuletzt sozialen Aspekte seines Fuhrparks im Blick zu halten – und dabei muss der Fuhrpark auch noch wirtschaftlich betrieben werden. Unser Aktives Vertragsmanagement bringt Sie dabei sicher ans Ziel

Die aktuell langen Lieferzeiten bei Neufahrzeugen sind mehr als nur ärgerlich. Für Fuhrparkmanager können sie gravierende Folgen haben. Werden etwa die dreijährigen Leasing-Laufzeiten der bestehenden Flottenfahrzeuge zur Überbrückung um einige Monate verlängert, fällt ungeplant die Hauptuntersuchung beim TÜV in den Verantwortungsbereich des Leasingnehmers. Wartungs- und Service-Pauschalen laufen aus oder müssen neu verhandelt werden. Apropos – passt die vereinbarte km-Leistung noch, oder hätte sie schon längst an die Corona-Realität des Außendienstes angepasst werden müssen?

Arbeitsstau auflösen

Eine Ursache – eine Lawine an Arbeit – als gäbe es nicht genügend drängende Aufgaben. Und dazu kommt dann noch die gesamte Kommunikation mit Mitarbeitern, Leasinggebern, TÜV, DEKRA, Werkstätten, Reifenhändlern... Gerade die nicht wertschöpfenden, administrativen Prozesse beanspruchen im Fuhrparkmanagement besonders viel Zeit. Um diesen Stau aufzulösen, hat praemium ein Konzept entwickelt, das die Verantwortlichen wieder in die Lage versetzt, sich um die wichtigeren Fragen zu kümmern. Im Zentrum der Lösung steht ein eigenes, kundenindividuelles Online-Portal, das Kommunikationstool, Dokumentenmanagementsystem und Vertragsdatenbank zugleich ist. Über diese Plattform hat der Fuhrparkmanager jederzeit Zugriff auf alle aktuellen Informationen. praemium wickelt hierüber seinerseits im Hintergrund alle administrativen Prozesse ab – von der Überwachung der regelmäßigen UVV-Prüfung über die Führerscheinkontrolle bis zur Schadensabwicklung bei einem Unfall.

Gegen Haftungsrisiken aus der Halterhaftung absichern

Fuhrparkmanagement ist ein Hochrisikojob. Die gesetzliche Halterhaftung ergibt sich nicht nur aus dem Straßenverkehrsgesetz, sondern auch aus dem Arbeitsschutzgesetz und einer Reihe weiterer Vorschriften und Regularien. In der Praxis wird die Halterhaftung – juristisch einwandfrei – an die Fuhrparkverantwortlichen delegiert. Fahren ohne Führerschein, Manipulationen am Fahrzeug, überschrittene Prüffristen – was immer der Fahrer anstellt oder unterlässt – bei einem Dienstfahrzeug fällt es auf den Halter zurück – außer, er kann hieb- und stichfest nachweisen, dass er im Rahmen seiner gesetzlichen Verpflichtung alles unternommen hat, um die Einhaltung der Vorschriften zu gewährleisten. Im Fall des Falles geht es immer um viel Geld, für das der Halter haftet. Persönlich, straf- und zivilrechtlich. Aktives Vertragsmanagement von praemium schützt vor Versäumnissen und unberechtigten Ansprüchen gleichermaßen.

Agile Vertragsgestaltung

Situationsangepasst zu fahren ist eine der Grundregeln im Straßenverkehr. Mit Aktivem Vertragsmanagement lässt sich diese auf den gesamten Fuhrpark übertragen. Die meisten Firmenwagen haben in den vergangenen Monaten deutlich weniger Kilometer gesammelt als geplant. Hier gilt es, fallweise zu prüfen, ob die Laufleistung im Leasingvertrag angepasst werden sollte oder, bei gleicher Gesamtleistung, die Laufzeit verlängert werden kann. Beides ist günstiger, als die Rückerstattung der Minderkilometer zu einem deutlich niedrigeren Satz bzw. der Verlust der Erstattung aufgrund der Deckelung i.d.R. auf 10.000 Minderkilometer. Aber nicht immer ist alles möglich. Auf jeden Fall ist auch hier der Kommunikationsbedarf hoch: Mit dem Leasinggeber, aber auch mit den Mitarbeitern, die auf ihr neues Statussymbol dann ggf. länger warten müssen als vereinbart. Gut, dass auch die sensiblen Themen des Fuhrparkmanagements vertrauensvoll an praemium ausgelagert werden können, zumal abweichende Kilometerzahlen auch in normalen Zeiten eher die Regel sind als die Ausnahme. Im Zuge des Aktiven Vertragsmanagements können Soll und Ist regelmäßig geprüft und bei Bedarf in Einklang gebracht werden.

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