Projektreportage Stahlwille

Höhere Transparenz – niedrigere Kosten

Bei Verbrauchsmaterialien verfahren viele Einkäufer notgedrungen frei nach dem Motto „wo gehobelt wird, da fallen Späne“ und bestellen die geringwertigen Artikel, ohne allzu genau auf den Preis zu schauen. Dass es auch anders geht, zeigen Stahlwille – einer der führenden deutschen Werkzeughersteller und Spezialist für moderne Drehmomenttechnik – und praemium in einem gemeinsamen Projekt zur Optimierung der C-Teile-Beschaffung.

Transparenz, klare Bedarfe und definierte Spezifikationen: Die wichtigsten Voraussetzungen für einen geordneten Beschaffungsprozess sind immer gleich und unabhängig vom Wert der Artikel. Aber speziell bei den Verbrauchsmaterialien bzw. C-Teilen ist das Lieferantenspektrum oftmals über viele Jahre und Beteiligte gewachsen und entsprechend unübersichtlich. So wird beispielsweise häufig auf die Vergabe eigener Artikelnummern verzichtet und die Beschreibung des Lieferanten übernommen. Materialien mit ähnlichen Produkteigenschaften führen eine Parallelexistenz in Einkauf und Lager.

Um ihren Einkauf der C-Teile effizienter zu gestalten, starteten Stahlwille und praemium im August 2020 mit einer gründlichen Bestandsaufnahme. Rückblickend auf die vergangenen zwei Jahre wurden die Transaktionen analysiert. Insgesamt wurde eine fünfstellige Zahl an Positionen erfasst, nach Art, Eigenschaften und Lieferanten geclustert und mit Informationen zu Liefermenge, Preisen und Konditionen angereichert.

Das Clustern folgt der Hierarchie von Hauptwarengruppe (bei Stahlwille zum Beispiel die Werkzeuge) über die Waren- und Unterwarengruppe (Zerspanung) bis zum einzelnen Artikel (Bohrer) mit den nötigen, einheitlichen Spezifikationen als Basis für die anschließende Neuausschreibung der Lieferungen. Grundsätzlich gilt: Je qualifizierter die Ausschreibung, desto mehr Kandidaten können ein Angebot abgeben. Auf die Angebotstexte der Lieferanten allein sollte man sich nicht verlassen. Deren Interesse an Transparenz und Vergleichbarkeit ist naturgemäß eher begrenzt. Über verbindliche Objekteigenschaften und Artikelspezifikationen hingegen wird sichergestellt, dass bei Ausschreibungen Äpfel auch wirklich mit Äpfeln verglichen werden.

praemium und Stahlwille definierten insgesamt sechs Pakete, die nun sukzessive in die Vergabe kommen. Das mehrstufige Verfahren umfasst jeweils die Ausschreibung selbst, die technische Freigabe durch Stahlwille sowie die Abklärung kaufmännischer Fragen und die Verhandlung einheitlicher Rahmenverträge mit definierten Rabatten für ganze Warengruppen durch praemium. Das Prinzip der Gruppenrabatte ermöglicht, dass beispielsweise bei sich änderndem Bedarf neue Bohrergrößen geordert werden können, ohne dass dies gleich wieder einen neuen Ausschreibungsprozess in Gang setzt oder Mondpreise für den neuen Artikel gezahlt werden müssen.

Durch eine Neustrukturierung der Beschaffung  ändert  sich das Verhältnis zum Lieferanten, es muss aber nicht enden. So blieb im ersten Stahlwille-Paket der Bestandslieferant erhalten. Gleichzeitig aber wurde der zweitwichtigste gestärkt, ein dritter neu gelistet. Damit konnte die erfolgreiche Geschäftsbeziehung fortgeführt und parallel die Lieferkette breiter aufgestellt werden. In diesem Zuge konnte Stahlwille bislang allein bei den direkten Kosten eine Einsparung von rund 30 % realisieren, die Potenziale der weiteren Pakete dürften in ähnlicher Höhe liegen.

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